Diferencias y similitudes entre cartas comerciales y correo electrónico comercial

Saber cuándo escribir una carta comercial formal versus un correo electrónico comercial puede ser fácil para las personas que se sienten cómodas transmitiendo mensajes en varios formatos. Sin embargo, hay varios factores a considerar al elegir el medio. Factores como la conveniencia, la formalidad, la confidencialidad e incluso el rango o el estado del destinatario deben tenerse en cuenta al tomar la decisión de escribir. Ahora veamos las diferencias y similitudes entre cartas comerciales y correo electrónico comercial.

Material utilizado

Lo primero que distingue una carta comercial de un correo electrónico comercial es que generalmente se considera que una carta es una copia impresa o tangible, y el correo electrónico comercial es una copia electrónica o intangible. Después de redactar una carta comercial, la imprime, la sella en un sobre, coloca el sello postal y la enviar utilizando el servicio de correo postal o alguna empresa para el envío de encomiendas. Un correo electrónico comercial, por otro lado, también se compone generalmente usando una computadora o medios electrónicos, pero se envía electrónicamente al destinatario.

Tiempo de entrega

Lo más pronto que puede llegar una carta comercial generalmente es el día después de que la envíe por correo postal u otro servicio de entrega. Si necesitas que la carta llegue antes, puedes contratar, si existe en tu sector, un servicio de mensajería para la entrega el mismo día. Claro que incurrirás en un costo para el envío de la carta, ya sea al comprar un sello postal o al pagar la tarifa de envío. Si deseas que un mensaje urgente llegue de inmediato, la mejor opción es enviar un correo electrónico comercial.

Contenido de la carta

Si estás escribiendo una comunicación formal, es probable que desees transmitir su mensaje en una carta comercial. Por ejemplo, si estás escribiendo sobre un problema contractual, es aconsejable tener una copia impresa de la correspondencia. Un correo electrónico comercial puede transmitir el mismo mensaje, pero si es un asunto serio, el correo electrónico comercial a menudo se considera menos formal que una carta comercial. Si la comunicación escrita requiere una firma de tinta, obviamente no puede firmar un correo electrónico comercial. Sin embargo, puedes colocar una firma electrónica o digital en un mensaje de correo electrónico.

Formato

El formato más utilizado para las cartas comerciales es el estilo de bloque. Cada sección de la carta está al ras con el margen izquierdo en el estilo de bloque tradicional. Un bloque modificado coloca el saludo de cierre y la firma en la sección central inferior de la carta; formato de semi-bloque que significa que los párrafos están sangrados. Si estás escribiendo un correo electrónico comercial, es fácil replicar el formato de bloque tradicional escribiendo su saludo, cuerpo y cierre el saludo con el margen izquierdo.

Confidencialidad

Puede usar una marca de agua en una carta impresa para indicar “Confidencial”, o puedes marcar el correo electrónico comercial como “Confidencial” haciendo clic en una de las opciones que proporciona su programa de correo electrónico. Ni una carta comercial ni un correo electrónico comercial pueden garantizar una confidencialidad absoluta porque el destinatario puede fotocopiar la carta o simplemente reenviar el correo electrónico a alguien que no estaba al tanto de la comunicación inicial. En ambos casos, debe confiar en la integridad del destinatario para mantener la confidencialidad de la correspondencia.

Registros

Si la empresa comunicará una directiva de política o emitirá una recomendación o acción disciplinaria, una copia impresa podría ser el formato preferido, en especial si la compañía mantiene registros en papel. En el caso de las oficinas sin papel, un correo electrónico comercial es la forma de comunicación requerida.